Autor: Marketing Teknisa

Evitar errores al hacer la gestión de costos de los restaurantes corporativos es una de las responsabilidades más importantes de los gerentes. Deben considerar las consecuencias de sus decisiones gerenciales sobre las ganancias, el flujo de caja y la situación financiera de la empresa.

Decir: reduce costos es prácticamente imposible sin afirmar la urgente necesidad de tener un sistema ERP específico para la gestión de restaurantes corporativos, un hecho. Esto se debe a que es bastante común, considerando que las empresas de alimentación colectiva enfrentan un aumento significativo de costos debido al alto precio de las materias primas, lo que afecta los costos de producción de las comidas.

La imposibilidad de repercutir los incrementos que han sufrido los insumos alimentarios, por ejemplo, afecta mucho los números de las concesionarias de alimentación. Esto se debe a que la mayoría de los servicios dependen de licitaciones o contratos cerrados a largo plazo. Incluso es un desafío permanecer en la carrera (competencia) del mercado de food service.

¿Cómo no gestionar los costos frente a la subida del precio de las materias primas?

El aumento de los precios de las materias primas proviene de varias fuentes. Algunas de ellas son el aumento de los costos de energía, gasolina, falta de contenedores en el transporte marítimo, malas cosechas, etc. La suma de todos estos factores genera un movimiento inflacionario que incrementa el costo promemdio del food service.

Al estar vinculados a contratos públicos o contratos de larga duración, en la mayoría de los casos, las empresas de comidas colectivas asumen los incrementos de costos que, lamentablemente, afectan directamente en los resultados.

Las previsiones financieras del mercado de food service cambian constantemente, y cada vez que hay una crisis, ésta perjudicará a varios segmentos, pero los más afectados serán aquellos que no sean capaces de trasladar los aumentos de precios de las materias primas al precio final. Este factor tendrá un impacto negativo en el número de tales organizaciones.

Ante tantas dificultades en el segmento de food service —dentro de un restaurante corporativo, por ejemplo— es muy fácil perder el control de los costos, si no se tiene un control estricto de su gestión. Resultado: ¡también se pierde dinero!

Para comprender mejor cómo se vive esta condición financiera del mercado, preparamos este artículo para que entienda cómo este contribuirá en su toma de decisiones a la hora de elegir la mejor solución para lograr la reducción de costos en la producción de comidas y seguir creciendo.

En este artículo, también, mencionaremos los 9 errores que cometen los gerentes de restaurantes colectivos. Incluiremos los módulos y funcionalidades del sistema ERP TecFood de Teknisa para señalar cómo puede operar para solucionar los puntos donde aumentan los costos.

¡Acompáñenos!

Entonces, ¿ya sabe qué es la gestión de costos?

La gestión de costos es una práctica fundamental en la gestión del desempeño y rendimiento de una empresa. Es a través de ella que es posible establecer y definir el mejor margen de beneficio.

Una vez que se implementa magistralmente, tiene un impacto directo en los resultados financieros. Aumenta la visibilidad sobre cómo invertir mejor y cómo reducir los gastos. Además, colabora en la idealización e implementación de procesos eficientes, encaminados a la agilidad y reducción de desperdicios con compras innecesarias, con materia prima y su almacenamiento e incluso con mano de obra.

Es un método fundamental para que una organización se mantenga financieramente sana y competitiva, ya que actúa directamente en la buena gestión de los costos fijos, directos, indirectos y variables.

Tome una buena decisión: aplique la gerencia estratégica de costos

La gestión estratégica de costos es mucho más que simplemente reducir gastos. Surgió con la innovación tecnológica. Antes de utilizar un software que automatiza y gestiona la mayoría de los procesos financieros, la gestión de costos de las empresas se centraba únicamente en la reducción de gastos, por lo que era posible reducir los precios de los productos o servicios.

Sin embargo, los modelos de negocios han cambiado y la gestión estratégica de reducción de costos se considera una ventaja competitiva para las concesionarias de alimentación. Esto se debe a que, actualmente, este control tiene en cuenta la relación entre los gastos de un producto o servicio y la gestión financiera del negocio. En otras palabras, la diferencia es que la gestión estratégica de costos parte de evaluar todos los procesos que involucran a la Unidad de Alimentos y negocios, desde los internos hasta los externos.

Por lo tanto, esta metodología es muy importante, ya que se encarga de colocar a la organización en una posición estratégicamente competitiva sin considerar los costos no solo como números, sino como una cadena de recursos financieros.

En tiempos de crisis, por ejemplo, los restaurantes corporativos que tienen una buena gestión estratégica de costes acaban teniendo los recursos suficientes para superar la situación y no dejarla muy frágil, principalmente debido al control de desperdicios y fallas de procedimiento.

¿Quiere obtener buenos resultados? Considere utilizar un buen software para la gestión de costos

Es importante reforzar cómo la tecnología es de gran valor para la gestión de cualquier empresa. Buena parte de los gerentes de las UANs – Unidad de Alimentación y Nutrición – conocen la importancia de adoptar la mejor solución en Sistemas ERP para la gestión de alimentos y herramientas digitales, de hecho, la adopción se considera como una opción obligatoria.

Por otro lado, muchas organizaciones no solo han hecho uso de los recursos tecnológicos, sino que también han optimizado sus procesos, lo que contribuye al rendimiento de un software que no funciona solo. El software y los procesos bien definidos forman un dúo dinámico en la gestión, inclusive en la gestión estratégica de costos.

Además de este par perfecto que funciona en sincronía, vale la pena señalar que establecer cambios de rutas sin usar indicadores es una posibilidad remota. Entonces, a continuación les explicaremos mejor acerca de los indicadores, los KPI.

¡Sin KPI, sin gestión de costos! 

KPI financiero – Indicadores – Clave de Desempeño, en inglés Key Performance Indicators – es un conjunto de indicadores que corresponden a métricas que las organizaciones utilizan para rastrear, medir y analizar la salud financiera de la empresa, por ejemplo.

Estos KPI financieros se dividen en una variedad de categorías, que incluyen:

• Rentabilidad;
• Liquidez;
• Solvencia;
• Eficiencia;
• Evaluación.

Al comprender estas métricas, podrá saber cómo se están desempeñando sus UANs, desde un punto de vista financiero. Usted puede, entonces, utilizar este conocimiento para ajustar los procesos y los objetivos de sus departamentos o de sus equipos.

Por dónde empezar depende completamente de la estrategia que la empresa esté implementando actualmente. Recuerde que debe haber una relación directa entre lo que una organización está tratando de lograr (los objetivos estratégicos) y lo que se mide para determinar el progreso de los resultados financieros.

Para los gestores de las UANs, estas métricas y KPIs deben estar disponibles y distribuidos diariamente a través de actualizaciones en paneles o informes, ya que el éxito de la gestión de costos depende de muchos análisis desde diferentes prismas. ¡Los KPIs son indispensables!

El juego de los 9 errores en la gestión de costos: ¡esté atento!

Ante el escenario actual, las concesionarias de alimentación deben ver que la implementación de procesos inteligentes y el uso de una solución para la gestión estratégica de costos es un diferenciador competitivo.

Se trata de una cuestión de supervivencia en el mercado, ya que procesos mal pensados ​​y no definidos de acuerdo con el resultado del análisis de datos acaban convirtiéndose en villanos.

La directora de implementación de sistemas de Teknisa, Cíntia Rios, habla sobre los errores más comunes que comete un gerente de una UAN al desconocer el uso correcto de herramientas, sistemas y procesos para llevar a cabo con éxito la gestión de costos. ¡Vea!

 

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Error 1: Hacer la gestión de costos y del presupuesto usando planillas

Según Cíntia Rios, en el proceso de compras, hacer el presupuesto manualmente, usando planillas, sin el apoyo de un sistema de gestión de costos es muy arriesgado y propenso a errores.

• Primero, porque es un trámite que depende mucho tiempo de las personas involucradas con el presupuesto.
• Segundo, porque las planillas pueden generar algún tipo de información incorrecta.
• Tercero, cuando usted hace un presupuesto, su expectativa es que, durante el período de ese presupuesto, usted pueda hacer una comparación para medir si está obteniendo mejores precios, plazos y costos.

 

También, según la directora de Teknisa, “hoy en día, como la mayoría de los gerentes de restaurantes corporativos elaboran presupuestos a través de planillas, el tipo de comparativo que se utiliza no arroja todos los resultados deseados, ya que son limitados y dificultan el análisis. Y esto puede llevar incluso a un análisis erróneo y errores de decisión”.

Por lo que, además de un sistema de gestión de compras, es necesario tener procesos de compra bien pensados ​​en paralelo y aplicar buenas prácticas en la gestión de costos de todos estos procesos.

 

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Error 2: No planificar el presupuesto

Predecir el desempeño financiero de su restaurante corporativo es una parte clave de la planificación del negocio, ¿verdad? Después de todo, la elaboración de presupuestos le permite ver las fallas en sus planes financieros y anticipar posibles problemas de flujo de caja. Al mismo tiempo, lo ayuda a identificar los principales costos de su negocio y a encontrar oportunidades para reducir gastos innecesarios y reducir sus gastos generales.

Tener un plan de presupuesto le permite identificar su capital disponible, estimar sus gastos y ayudar a pronosticar los ingresos.

Un plan de presupuesto puede ayudar al gerente a planificar actividades comerciales y puede servir como parámetro para definir metas financieras. Además de ayudar a afrontar obstáculos a corto y largo plazo.

Un plan de presupuesto funciona como un guión para su negocio. Le permite:

• Prever el flujo de caja;
• Realizar el presupuesto de costos de producción;
• Realizar el presupuesto de gastos de personal;
• Identificar áreas funcionales que necesitan mejoras;
• Ejecutar sus operaciones sin problemas;
• Planificar las ventas;
• Realizar el presupuesto de gastos operativos.

Las concesionarias de alimentación para tener éxito deben invertir tiempo, esfuerzo e inteligencia estratégica en la creación de un plan presupuestario, porque es una forma eficiente de monitorear los objetivos y los resultados.

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Error 3: No hacer correctamente el control del flujo de caja

Pero, ¿qué es el flujo de caja y cómo apoya en su gestión?

En su sentido más básico, el flujo de caja es el movimiento de entrada y salida de dinero. Idealmente, usted desea que entre más dinero de lo que sale. Por lo tanto, debe saber exactamente cuánto entra y sale para comprender cómo están sus finanzas.

¿Ha analizado el flujo de caja de su restaurante corporativo como lo hacen las empresas exitosas? Si no, sepa que “el flujo de efectivo es el rey”, ¿ha escuchado ese dicho? Hay una razón para este dicho, porque administrar el flujo de caja con mucha dedicación y precisión es fundamental para que un negocio tenga éxito.

Saber cómo funciona el flujo de caja no garantiza la asertividad. Hay que aplicar buenas prácticas, y una de ellas es, en el caso de la administración de UANs, el uso de procesos inteligentes y el uso correcto y asiduo de un sistema de gestión de las compras, producción y distribución de comidas

Es necesario que actualice su flujo de caja con mucha frecuencia, ya que los datos desactualizados pueden generar malas interpretaciones de sus finanzas. Si el flujo de caja se monitorea todos los días, las variaciones no pasarán desapercibidas y no se pasará por alto ninguna información importante.

El consejo es crear escenarios optimistas, pesimistas, etc. evaluar cuidadosamente cada cuadro y saber invertir, considerando siempre las proyecciones de entrada en caja. Ánimo, estudio, cuidado y acción; Así se hace una buena gestión.

También es importante resaltar que las planillas ayudan, pero son propensas a errores, por lo que es necesario contar con el apoyo de un software de gestión financiera para:

• Controlar las cuentas por pagar y por cobrar;
• Acompañar el historial financiero;
• Importar y administrar la gestión de lanzamientos;
• Generar reportes y gráficos para la toma de decisiones asertivas;
• Emitir facturas (documentos fiscales);
• Realizar la conciliación e integración bancaria;
• Hacer transferencias entre cuentas, etc.
• Tener acceso a datos, gráficos e informes en tiempo real.

Un sistema financiero puede facilitar mucho el proceso que involucra el flujo de caja y evitar posibles errores. Con él, puede acceder a los datos de forma centralizada y automatizada y administrarlos de forma integrada, y todo esto en un solo lugar.

 

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Error 4: No medir los resultados financieros con la frecuencia correcta

¿Alguna vez se ha preguntado con qué frecuencia debe medir y evaluar su resultado financiero?

La complejidad en administrar los costos de los restaurantes corporativos hoy en día requiere que los gerentes puedan visualizar el desempeño en múltiples áreas simultáneamente, y esto solo es posible si hay varios informes, varios gráficos, etc.

Por eso es importante hacer un buen análisis para implementar y administrar estrategias de gestión de costos; vincular su visión a objetivos estratégicos, medidas, metas e iniciativas, conocido como Balanced Scored o BSC. El Balanced Scored equilibra las medidas financieras con las medidas de desempeño y los objetivos relacionados con todas las demás partes de la organización.

Pero, ¿con qué frecuencia las empresas de alimentación colectivas, por ejemplo, deben hacer la gestión de costos y medir y evaluar su resultados financiero?

Según la directora de integración de Teknisa, Cíntia Rios, lo correcto es medir los datos diariamente.

 

“Las empresas, incluidas las de comidas colectivas, todavía tienen un método tradicional de análisis de resultados, que suele ser a través de los resultados contables. Y, frecuentemente, la empresa que actúa de esa forma, solo logrará tener la información contable al quinto día hábil del mes siguiente. A veces, algunas empresas no tienen esta información ni siquiera hasta ese día. Y esto entorpece mucho la gestión de costos, financiera y contable, ya que acaban teniendo que gestionar una autopsia, es decir, cuando no se puede hacer nada más”.

Según una encuesta del escenario Food Service, aplicada por Teknisa, el 59,6% de los encuestados reveló que realiza el análisis financiero mensualmente. Estas empresas pueden terminar viendo una pérdida y sin forma de actuar. Por tanto, la solución es buscar un software para la gestión de restaurantes corporativos que permita la gestión diaria de los costos.

¿Por qué es mejor evitar la gestión de costos tardía en los restaurantes corporativos?

Sencillo. ¿Alguna vez has escuchado el dicho: “más vale prevenir que remediar”? Esto también se aplica a la gestión de sus restaurantes corporativos, porque si usted, gerente, identifica el problema con anticipación, tendrá tiempo para cambiar la dirección del ” vuelo”, tomar alguna medida que reduzca costos e impactos financieros, ya que con el tiempo de sobra es posible revertir, eventualmente, un resultado negativo. De ahí la importancia de contar con herramientas y software que ayuden a los gerentes en la medición de resultados y en la toma de decisiones.

Como dijimos anteriormente, el uso de planillas para hacer todo este proceso de gestión financiera y control de costos consume mucho tiempo para quien está alimentando las informaciones, y las planillas no traducen dinámicamente los resultados ni los muestran en tiempo real.

Nuestra recomendación es que su concesionaria de alimentación utilice cada vez más soluciones informatizadas para la gestión de costos. Por ejemplo, conforme la Unidad de Alimentación está imputando datos, el gestor puede evaluar el resultado desde cualquier lugar, a través de aplicaciones, garantizando agilidad, seguridad y asertividad de los datos.

 

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Error 5: No planificar los menús respetando el precosto

El principal objetivo de planificar los menús es tener un enfoque total en el precosto para atender las necesidades financieras de cada UAN al cumplir con las restricciones contractuales, es decir, el valor estipulado por cada comensal.

No analizar el precosto es no gestionar los costos, lo que se traduce en desperdicio de alimentos, compras innecesarias y, por supuesto, aumento de los gastos.

Para evaluar los costos previos es necesario contar con un buen sistema de planificación de menús. Este debe permitir que se realice un análisis de costos mientras se planifica el menú y que se realicen cambios rápidos para cumplir con el objetivo del costo preestablecido.

Cabe mencionar que es de suma importancia invertir en la estandarización de recetas debido a la necesidad de garantizar el cumplimiento del contrato (per cápitas, frecuencia de platos y productos, etc.).

En este caso, utilizar soluciones que actúen como automatización y estandarización de procesos es fundamental para garantizar un soporte completo al equipo de planificación. Recuerde, los planificadores de menús son piezas estratégicas para el éxito de la gestión de costos de sus restaurantes. Invierta en capacitar a su equipo de planificación de menús.

Una de las formas utilizadas para optimizar la planificación de menús es hacerlo de forma centralizada, en centros de planificación, que es una práctica de muchas empresas de comidas colectivas. Según Cíntia Rios, esta práctica libera a los jefes de unidad para desempeñar su función principal de manera más asertiva.

 

“La Gerente de la UAN ya no tiene que hacer un menú, ya que la información está centralizada en un área que tiene know-how y profesionales con experiencia enfocados en esa planificación. Entonces se puede trabajar en dos puntos importantes: el tema de la gestión de costos, y la liberación del jefe de unidad para hacer lo que realmente importa, que es la atención al cliente”.

En definitiva, un  sistema ERP integrado con datos centralizados mejora los flujos de trabajo internos inherentes a la rutina de los nutricionistas. También requiere menos tiempo para analizar los datos, ya que se almacenan en un local común para que en diferentes departamentos se pueda obtener fácilmente los detalles de otros departamentos.

 

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Error 6: No realizar los inventarios de stock con la frecuencia adecuada

A menudo, el stock es el villano de los gastos. Y para cerrar las brechas por donde se escapa el dinero, es necesario realizar inventarios y aplicar medidas para el buen uso de las mercancías almacenadas. Los inventarios se han realizado mensualmente, lo que ya no es bueno, y lo que es peor, muchas veces no siempre se realizan.

La directora de implementación de Teknisa dice que se recomienda que la frecuencia del inventario no sea mensual y no se haga una sola vez. Existen varias alternativas, rutinas y procesos que se pueden utilizar, por ejemplo, de forma diaria. Asegurarse de que la información contenida en el software de gestión de stock , es decir, si la empresa está informatizada, sea exactamente la que se tiene en el stock físico.

¿Y por qué el gerente debe tener cuidado de hacer el inventario de stock correctamente?

“Si hay información en el software de gestión de comidas que difiere de la información real, es decir, el número de un determinado producto en stock, obviamente este factor distorsionará la orden de compra hacia arriba o hacia abajo, lo que impacta negativamente en los costos”, concluye Cynthia.

Según Marina Amaral, Gerente de Desarrollo de Teknisa, es importante resaltar la importancia de contar con un software de control de stock que cuente con la funcionalidad de “stock ciego”. Esta función permite a la matriz programar los inventarios de una UAN sin que ésta vea el inventario del stock, de manera que pueda realizar auditorías sin manipulación de resultados y con control de acceso restringido. Esto permite que un gerente general tenga un mayor control sobre el stock, lo que se traduce en una reducción de pérdidas y robos.

La verificación ciega de stock es una característica del TecFood, un sistema de gestión en alimentación y que permite en muchas ocasiones una reducción de costos en los restaurantes corporativos, ya que actúa haciendo visibles todas las divergencias de stock, trabajando de forma interdependiente con el sector de compras.

Gestión de stock es la clave para mantener los costos bajos

El control de stock eficiente le permite al gerente tener la cantidad correcta de suministros de alimentos en el lugar correcto en el momento correcto. También asegura que el capital no se gaste innecesariamente y protege la producción de comidas si surgen problemas con la cadena de suministro. Tenga en cuenta que la cantidad óptima de stock depende del tamaño de su UAN y del tipo de stock involucrado.

El inventario de stock implica hacer una lista de artículos y evaluar la cantidad, la ubicación, la fecha de vencimiento y el valor. Por lo general, es un ejercicio anual, una especie de auditoría para calcular el valor de las acciones como parte del proceso contable.

No hacer inventario de stock con la frecuencia correcta puede tener un impacto negativo en su contabilidad y finanzas. No puede calcular con precisión los costos de los alimentos y hacer cambios para mejorar su negocio si no tiene la información correcta, ni puede obtener el costo de los productos vendidos (CPV), que es una de las métricas más importantes para la salud de su restaurante corporativo.

El inventario de stock lo ayudará a encontrar estos errores al verificar sus registros en relación al stock real.

Si bien el conteo físico de productos puede requerir mucho trabajo, es una de las tareas más importantes que puede realizar para garantizar una buena gestión de costos, rentabilidad y éxito.

Aquí hay algunas razones más por las que es tan importante realizar un recuento de inventario de stock de resturantes colectivos:

• Impuestos: por lo general, se requiere un recuento de inventario físico anual para fines fiscales. También puede registrar sus pérdidas para disminuir su carga tributaria
• Control: la verificación de inventario físico ayuda a identificar problemas. Los suministros de alimentos pueden estar faltando en su stock por una variedad de razones, pero las causas más comunes son pérdida, daño y robo. Otro punto a destacar es el control de la validez de los productos. Esto se debe a que los productos caducados en el stock dan como resultado una pérdida. En la industria alimentaria, este control adquiere una capa adicional de importancia.
  En el caso del sistema TecFood, cuenta con varios controles que permiten indicar el uso de productos con menor vigencia antes que los demás. También evita el uso de productos caducados, además de permitir la implementación de alertas y la visualización de información general en tiempo real.
• Toma de decisión informada: con informaciones automáticas, precisas y actualizadas sobre su stock, puede tomar decisiones inteligentes sobre compras junto a los proveedores, por ejemplo.
• Eficiencia: sin informaciones precisas sobre su stock, es imposible un control efectivo. Un sistema de gestión de stock de excelencia ayuda a su equipo a reducir costos, incluida la optimización del tiempo. Con más tiempo de sobra, sus empleados pueden invertirlo en brindar un mejor servicio a sus clientes.

 

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Error 7. No crear una necesidad de consumo para sus restaurantes corporativos

La necesidad de consumo puede ser la parte más difícil del proceso de elaboración de presupuestos, pero es fundamental en la gestión de costos. Al realizar la necesidad de consumo, los gerentes de las UANs deben seguir el contrato firmado con el cliente y también garantizar la rentabilidad del negocio. Esta es una tarea difícil, ya que algunos factores importantes a menudo pasan desapercibidos y generan inconvenientes financieros con el tiempo.

Teniendo esto en cuenta, es muy importante predecir el consumo que requerirá el contrato, y será necesario establecer estrategias y planificación para garantizar una compra al menor costo y con la mejor calidad, y así eliminar desperdicios y lograr las metas financieras propuestas en este contrato.

El aspecto de la planificación de la gestión financiera de restaurantes corporativos implica la necesidad precisa de ingresos, gastos e ingreso neto resultantes de la empresa. El gerente usa la necesidad, a veces llamado de presupuesto financiero, como una herramienta para administrar cada restaurante corporativo.

Las necesidades deben considerar que la demanda del cliente puede cambiar, que nuevos competidores pueden ingresar al mercado y que es posible que sea necesario repensar sus propios planes.

Los gerentes de los restaurantes corporativos necesitan escalar y adoptar la necesidad de consumo para que funcione junto con su capacidad de producción, porque de esta manera es posible prevenir pérdidas relacionadas con materias primas, mano de obra, etc.

Un sistema ERP totalmente integrado y centrado en la gestión de la producción de comidas proporciona datos de necesidad de consumo que aumentan directa e indirectamente el crecimiento de los negocios.

 

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Error 8. Generación de facturas sin automatización

Se sabe que en muchas empresas que gestionan restaurantes corporativos, gestionan las facturas de forma descentralizada y manual, dificultando el acompañamiento de las rutinas. Y lo que es peor, las entradas manuales generan un gran volumen de errores y retrabajo en la conferencia y en la búsqueda de datos, falta de organización en los procesos y, principalmente, falta de seguridad de la información, lo que demuestra ineficiencia en la gestión de costos.

¡Por eso es necesario automatizar! Al manejar la F-e – Factura Electrónica – el gestor debe utilizar correctamente un software de gestión de facturas para evitar errores en los cálculos de impuestos, lo que aleja al negocio de problemas con la Agencia Tributaria Federal e incluso de la aplicación de multas por parte de la Administración Tributaria.

En la gestión de contratos de restaurantes para la colectividad, se sabe que cada uno tiene sus reglas y/o una negociación específica que se realiza con cada cliente. Tomando como referencia el mercado de alimentación, es muy común pensar en el número mínimo de comensales —la cantidad de personas que suelen consumir comidas— con diferentes valores por fin de semana, tablita, compensación, etc.

Cuando estos factores no están automatizados, esto solamente queda en la cabeza o en las anotaciones de quien está facturando. Ahora, piense en una empresa que tiene muchos contratos con diferentes realidades contractuales. Un desafío para el gerente, ¿no?

Tener todas las informaciones recopiladas en un solo lugar, es decir, en un software, hace más eficiente el trabajo del gestor, posibilitando la generación de facturas considerando la realidad de un contrato específico.

Además de facilitar la rutina de control fiscal, un buen software debe permitir la validación de facturas al momento de su emisión, evitando problemas en la generación de SPED (Sistema de Contabilidad Pública Digital) y otras obligaciones auxiliares.

 

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Error 9. No entender que medir la cantidad de alimentos de sobra limpia impacta en el análisis de costos de cada UAN

Se sabe que cuando los géneros alimentarios no se utilizan en la medida idealizada, hay un aumento en los costos. Por lo tanto, una UAN necesita una planificación para que la cantidad de insumos esté bien calculada y no haya desperdicio. Vale la pena enfatizar que los productos alimenticios pueden estropearse fácilmente y generar pérdidas financieras.

Algunos restaurantes corporativos miden el resto ingesta y la sobra limpia de comida, pero no siempre utilizan la información obtenida del control para trabajar mejor en la producción y así reducir los desperdicios.

Varias veces, los gerentes de las UANs terminan con un volumen muy alto de sobra limpia —que proviene de una mala planificación—; es decir, planifican más comidas que el número de personas que las consumirán, generando un exceso de sobra limpia. ¡Triste realidad!

Según Cíntia Rios, a veces el porcentaje de consumo de platos no está muy bien calibrado, por lo que puede pasar que el gerente piense que habrá más de un determinado plato, cuando en realidad habrá más de otro plato que no pronosticó. He aquí la importancia de utilizar correctamente las funcionalidades de un software de gestión de producción de comidas colectivas.

A veces una determinada UAN está sirviendo dos opciones de un plato principal, por ejemplo, pero no está bien calibrado. Esto termina generando un volumen muy alto de sobra limpia. Otro problema que también acaba provocando esta sobra limpia es el miedo a perderse. Así, a veces el equipo de producción de la cocina, por miedo a la falta, acaba pidiendo al jefe de almacén más productos para producir un mayor volumen de comidas. El resultado de esto es un desperdicio más allá de las expectativas.

Es importante resaltar que la pérdida promedio de alimentos es de más de 41 mil toneladas por año, según la institución internacional de investigación World Resources Institute (WRI).

Solo las empresas que tienen datos e información generados por un específico sistema de gestión de producción de comidas pueden analizar los puntos que están impactando los resultados financieros de sus UANs.

Y los gerentes necesitan esta información, dice Cíntia Rios.

 

“Especialmente cuando pensamos en la planificación centralizada de menús. Cuando los gerentes realizan una planificación centralizada, el equipo de planificación debe tener contacto directo con la UAN en todo momento, precisamente para tener acceso a informaciones relevantes. Imagine que de repente la planificación realizada no sea la adecuada.

Debido a esta mala planificación, se genera una sobre limpia muy grande. Por lo que es necesario que el responsable de la planificación tenga en todo momento un calibrado de estas informaciones para no generar este volumen excesivo. Y la producción de comidas cadenciadas es otra estrategia que el gerente también debe aplicar en todo momento.

Si el trabajo de producción cadenciado se realiza dentro de la cocina, el volumen de sobra limpia que suele haber también se reduce. Esto se debe a que la cocina produce de acuerdo a lo que está sirviendo y termina reduciendo el volumen habitual de sobra limpia”.

 

[tekcta]¡Vea el video y entérese de los consejos de Cíntia Rios de Teknisa sobre las mejores prácticas en la gestión de costos en restaurantes corporativos![/tekcta]

 

[tekvideo link=”https://www.youtube.com/embed/lmZPdrkDOVk”]

¿ERP TecFood y sectores integrados? Ejecute la gestión de costos y corrija los errores más comunes

La realidad es que, en ausencia de un sistema integrado de gestión de restaurantes corporativos con experiencia en el sector de food service, las empresas de comidas colectivas no pueden reducir costos ni obtener beneficios con su negocio.

A continuación, revisaremos algunos puntos para reducir costos en la producción y distribución de comidas colectivas. Haremos hincapié en los sectores de compras, planificación de menús, stock, costos, contabilidad y fiscal. ¡Acompáñenos!

Los gerentes de las empresas de comidas colectivas han entendido la importancia de invertir en tecnología, en innovación, ya que pueden cambiar el nivel económico de sus organizaciones.

 

Según Cíntia Rios: “Antes, el gerente veía la informatización y la automatización como un gasto. Esto ha mejorado, incluso porque estas empresas han sido exigidas por parte de sus clientes tener modernización y agilidad en el servicio”.

Los gerentes han entendido que tener un buen sistema de gestión integrada para restaurantes corporativos es una inversión y no un gasto innecesario. Al fin y al cabo, la automatización es la mejor alternativa para hacer gestión de costos y la planificación presupuestaria más ágil y segura, ya que las informaciones se organizan en un único sistema de gestión y pueden actualizarse en tiempo real.

Como se indicó anteriormente, incluso los propios clientes de restaurantes corporativos han comenzado a exigir la automatización en el servicio. Y este ha sido un atractivo cada vez más fuerte para las concesionarias de alimentación. Para las empresas que ya cuentan con soluciones integradas con todos los sectores de sus restaurantes, se convierte en un diferenciador competitivo.

Uno de los ejemplos es que, a día de hoy, una empresa que ya tiene comedor, también puede tener varias islas de servicio añadidas, como grill, comida más sana, light, vegetariana, pasta, etc. ¡El público ha exigido este tipo de diversificación!

Y, si la competencia ya ofrece estos servicios, las demás concesionarias de alimentación se ven obligadas a atender estas demandas. Y para que las empresas también tengan una ventaja competitiva, es importante que diversifiquen la forma de atención.

[tekcta]Vea el video con Arabelle Menezes, nutricionista y coordinadora comercial de Teknisa y sepa cómo usted, gerente de UAN, puede organizarse para mejorar la planificación del menú, innovar y diversificar el servicio y obtener los mejores resultados. [/tekcta]

[tekvideo link=”https://www.youtube.com/embed/JwH5UUYGtE8″]

La famosa Ficha Alimentaria: ¡gestión de costos al contado!

El uso correcto de la ficha técnica de alimentos genera impacto en el costo y la formación de precios. Con esta, es posible:

• Calcular rápidamente los costos directos de producción, con base en la cantidad per cápita establecida;
• Generar las informaciones nutricionales y sus respectivos niveles de aprovechamiento;
• Controlar los factores de corrección y las ganancias o pérdidas en el procesamiento de alimentos;
• Diferenciar las recetas de sus restaurantes;
• Obtener informaciones precisas y de estandarización en los procesos operativos, lo que reducirá los desperdicios en la producción de sus comidas.

Las razones anteriores ya ilustran la relevancia de la ficha técnica de los alimentos y la urgencia de utilizar el software mejor preparado del mercado para garantizar la reducción de costes y aumentar la calidad de sus comidas.

¡Nuestra recomendación es que se olvide de las planillas, elimine el desperdicio y el retrabajo!

¡Anótelo! Es más seguro confiar en el sistema TecFood para integrar el sector productivo con todas las demás áreas relacionadas con la gestión de sus restaurantes, incluyendo finanzas, compras, stock, etc.

[tekcta]Vea el video y evalúe si está cometiendo el error de hacer un análisis de autopsia, es decir, un análisis retrasado [/tekcta]

 

[tekvideo link=”https://www.youtube.com/embed/y1RsNq74hfw”]

Compras inteligentes: Sistema para la Gestión de Compras de las UANs

Se puede decir que es urgente contar con un sistema de compras específico como TecFood, que integre a los demás sectores de su concesionaria de alimentos para optimizar procesos, y que haga sugerencias de compras en base a en el menú elaborado, en predictibilidad y variables, temas como:

• Gestión de costos y precios;
• Posición actual del stock;
• Stock de seguridad;
• Plazo de entrega;
• Forma de pago;
• Inflación, etc

El ERP debe informar cuál será la necesidad real de compras y también indicar cuál será la mejor compra para sus unidades y, de manera consolidada, abastecer a los restaurantes colectivos en su conjunto.

Además, un completo sistema ERP enfocado en la gestión de restaurantes corporativos tiene el beneficio de integrar las áreas de compras, stock, producción y distribución. Permitirá una gestión más asertiva, proporcionando informes de gestión e indicadores de desempeño, asegurando más inteligencia para su negocio.

También es fundamental que exista una conexión con el área de planificación de menús, para que a través de fichas de alimentos bien utilizadas, con el per cápita respectivo y el número estimado de comensales, se realice el cálculo de la materia prima necesaria en base al menú previamente elaborado. .

Tenga un software de gestión de las necesidades de compra de todas sus unidades, considerando elementos como: stock, cantidad estimada de comensales, planificación del menú, entre otros que pueden afectar este proceso.

Compras inteligentes: Sistema para la Gestión de Stock de UANs

Considere utilizar la mejor solución ERP para la gestión de alimentos del mercado y que cuente con funcionalidades que, al mismo tiempo que planifica las compras y evalúa el movimiento de stock, le informe qué productos necesita, con base en sus necesidad actual.

Esta solución tiene que ser un conjunto de sistemas integrados para el servicio de food service, que además guíen a la salida de stock por posición, de manera que el primero que entra sea el primero que sale. De esta forma, es más fácil controlar todas las fechas de caducidad de cada uno de tus productos, evitando así desperdicios a la hora de reponer su stock.

Es fundamental que exista una gestión eficiente del stock de su restaurante corporativo y también de su Centro de Distribución de Alimentos, si lo tiene, para evitar costos e impactos innecesarios en el resultado de su contrato.

Califique proveedores de insumos alimenticios a través de un software ERP

El sistema ERP para administrar la producción de comidas de sus restaurantes debe permitir que sea posible comparar los valores de varios proveedores de forma práctica y simultánea. Al hacerlo, se hará la mejor compra.

Un buen sistema ERP también debe gestionar las entregas, las marcas y los límites de stock de seguridad. La reducción de costos está directamente ligada a todos los análisis mencionados, los cuales pueden ser realizados con anticipación y con la ayuda de un ERP integrado y estructurado para apoyar la gestión de compras y costos de producción de su empresa de alimentación colectiva.

Contratos estrictamente cumplidos: Sistema para la Gestión de Contratos de comidas colectivas

Cada contrato en su empresa es único, al igual que sus clientes. Dado que existen numerosos datos y dispositivos de los contratos (mínimos de efectivos, compensación, tablita) que pueden pasar desapercibidos, la automatización de la gestión de contratos es una salida estratégica para las organizaciones.

Con el uso de sistema de gestión integrada de contratos, se adquiere la estandarización de los contratos, calculando los costos en base a informaciones como: los equipos que se utilizarán, la mano de obra por turno e incluso la planificación del menú.

Todo esto debe hacerse en función del perfil del cliente, las restricciones contractuales, el número de comidas y qué días se contratarán, entre otros.

De esta forma, la empresa de alimentación colectiva que opta por la automatización de la gestión integrada adquiere el cálculo automático de todas las concesiones, sin depender del profesional para aplicar regla por regla y realizar el proceso de forma manual.

Al implementar la herramienta de gestión, este proceso puede aumentar la productividad del negocio, además a través de la gestión de costos, reducir costos y generar menos errores de información

Sabrosas, calientes, nutritivas y rentables: Sistema para la Gestión de Producción de comidas 

Al utilizar un específico sistema de gestión de producción de alimentos que tiene en cuenta el valor de costo de su menú diario, por ejemplo, puede mantener una planificación sin exceder su presupuesto, es decir, el valor que se firmó en el contrato.

Así, incluso si hay un aumento en los precios de las materias primas, sus restaurantes podrán superar los obstáculos económicos al tener más recursos para sortear las etapas difíciles, cumpliendo lo pactado en el contrato.

Una vez más, el ERP TecFood opera de tal forma que usted tiene la opción de hacer la gestión de costos para no aumentar los precios de su menú y enfrentar con mayor destreza los vaivenes de la economía.

[tekcta]Hemos preparado un E-book para que vea un ejemplo de algunos puntos críticos a los que se enfrenta un restaurante corporativo en su día a día y que inciden negativamente en los resultados. En este E-book también hay un ejemplo de un flujo que indica cómo se pueden resolver los puntos críticos.[/tekcta]

¡Le deseamos una buena lectura!

 

 

Costo planificado vs. realizado: Sistema para la Gestión Financiera de restaurantes colectivos 

La forma de identificar dónde se pierde dinero es realizando un análisis financiero diario de su empresa. La evaluación financiera se caracteriza como una buena práctica de los gerentes, quienes son los intérpretes de los indicadores de desempeño para lograr el mejor costo/beneficio.

Cuanto más significativas y actuales sean las informaciones, más se conoce un negocio y mayores son las posibilidades de realizar intervenciones asertivas, capaces de inducir la expansión de un emprendimiento.

Los ingresos de una organización deben ser mayores que los costos de producción, ya sea de un producto o de un servicio.

Se debe realizar un análisis financiero a corto plazo para examinar el flujo de caja y ver si el negocio se dirige hacia la rentabilidad o no. ¡Es una cuenta muy simple! Matemáticamente, se deben considerar costos fijos y variables, además de impuestos y cargos.

Hacer la La gestión financiera, así como la planificación de los gastos financiero de su restaurante corporativo es tan importante como comparar lo planificado y lo que se está llevando a cabo.

Y la frecuencia con la que el gerente analiza estos resultados es fundamental para garantizar la asertividad de los números indicadores, que influyen directamente en la gestión de costos y en las tomas de decisión.

Para ello, contar con el mejor software de gestión ERP específico para restaurantes corporativos ayudará a controlar los costes planificados y realizados, así como a identificar las pérdidas y sus causas.

Al realizar la gestión diaria de costos, los gerentes pueden realizar un trabajo de análisis y planificación de rutina, lo que permite visualizar un escenario más preciso. Saber si el plan se está cumpliendo permite, por ejemplo, que el gerente haga algún tipo de ajuste en el presupuesto.

Según la directora de producto Marina Amaral:

 

“El gerente siempre debe pensar en los cambios frecuentes en el mercado de food service para analizar y hacer proyecciones de diferentes escenarios con mayor frecuencia y en base a datos reales y precisos para seguir siendo competitivo en el mercado”.

“Además, un sistema de gestión eficiente proporcionará al establecimiento un objetivo de costos a fin de facilitar el análisis gerencial de los resultados para la realización de la viabilidad de los servicios de alimentación, identificando los puntos de desviaciones y las causas de los errores de ejecución y demostración del resultado, destaca Marina Amaral”.

Así, al elegir un sistema para realizar la gestión de costos para restaurantes corporativos, considere si el software es configurable y adaptable a los procesos estratégicos de su empresa.

Funciones esenciales para la gestión financiera

• Conciliación bancaria (OFX);
• Gestión de costos: organización de sus centros de costos, directamente vinculados al financiero;
• Control de cuentas bancarias: registro de transferencias, transacciones y administración de cuentas;
• Informes financieros: ventas, CRM, PCP, Compras, Stock, Servicios, RRHH, Contratos y Fiscal;
• Lanzamientos recurrentes;
• DRE: ingresos y gastos, costos de operación, precio de productos y servicios, impuestos y otros gastos, etc.

Automatización de los procesos: Sistema para la Gestión Contable

Cuando pensamos en la gestión integrada, no podemos dejar de mencionar un instrumento importante para la administración contable de su negocio, que es el DRE – demostrativo de resultados.

Después de todo, ¿para qué sirve el DRE – demostrativo de resultados del ejercicio?

Según la definición de Sebrae, la Demostración del Resultado del Ejercicio, también conocida como DRE, “es un documento contable cuyo objetivo es detallar la formación del resultado neto de un año mediante la comparación de los ingresos, costos y gastos de una empresa, calculados de acuerdo con el principio contable del régimen de competencia (los ingresos y gastos deben incluirse en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio en que se produzcan)”.

Es decir, una DRE presenta el resumen financiero de los resultados operativos y no operativos de una empresa.

Además, mediante el uso de un buen software ERP para la gestión contable, se utilizarán indicadores como: utilidad bruta, impuesto a la renta, ingreso neto, consumo, gastos de operación, inversiones, entre otros. Cabe mencionar que la gestión de costos debe incluir procesos tributarios y contables.

Haciendo uso de la tecnología se entregarán los índices y resultados del ejercicio DRE , agilizando y practicando el proceso, asegurando además que todas las variables utilizadas sean debidamente facturadas y recibidas.

Un buen gerente de restaurantes corporativos ya sabe que la contabilidad es uno de los requisitos más importantes de una buena gestión, que permite realizar nuevas inversiones, reducir costos y obtener más rentabilidad en su restaurante corporativo.

A través de la integración entre sistemas, incluyendo la contabilidad, es posible recopilar todas las informacines económicas de tu restaurante y medirla monetariamente hablando, además, registrarla transformándola en reportes o gráficos, lo que hace más asertiva la toma de decisiones.

¿Y qué hacer para que no se pierda información, no se paguen facturas o no se entreguen obligaciones tributarias? Las multas y los intereses aumentan el presupuesto, por lo que no es posible realizar una gestión contable sin preocupaciones.

La respuesta está en la automatización de los procesos contables, pero atento porque el mejor ERP para la gestión contable de restaurantes corporativos es TecFood, tiene las funcionalidades pensadas para este tipo de negocio, y las grandes empresas de alimentación así lo demuestran.

Funciones esenciales para la gestión contable

• Prevalidar obligaciones accesorias;
• Realizar la gestión de entrada de documentos a través de la consistencia fiscal;
• Integrar impuestos a recaudar con el Financiero y generación de guías;
• Administrar y determinar todos los regímenes fiscales;
• Brindar flexibilidad en la parametrización y tratamiento de las normas tributarias;
• Pre-registrar las tasas y clasificación fiscal de los impuestos, etc.;
• Registrar las entradas y salidas;
• Generar indicadores de desempeño;
• Emitir una declaración del resultado del ejercicio (DRE), etc.

Planificación tributaria y reducción de costos: Sistema para la Gestión Fiscal 

La gestión fiscal se trata de cumplir con los requisitos fiscales de la legislación brasileña. Se ocupa de la emisión de facturas y la recaudación de impuestos obligatorios a todas las empresas que operan en el mercado. La gestión fiscal es responsable de la contabilidad fiscal, las obligaciones fiscales y el pago de impuestos.

Pero, ¿cómo mantener una empresa, en este caso las concesionarias de alimentación, rentable aun teniendo que asumir valores de tributación tan altos como es aquí en Brasil?

Algunos gerentes exitosos saben que es posible encontrar alternativas legales que suavicen los montos a pagar y que contemplen objetivamente la reducción de costos. El contador suele ser el profesional capaz de construir caminos alternativos y legales, vigilando que la ley no se quede sin cumplir, y velando también por la salud financiera de una actividad productiva.

Esta importante demanda que es la gestión fiscal presenta cuestiones burocráticas que no tienen márgenes de error, ¿no?

Esté atento y recuerde: ¡el contador debe ser consultado!

Observe si este es su caso: hay empresas que pueden estar pagando montos elevados de impuestos por estar enmarcadas en un régimen tributario inadecuado;

Tenga en cuenta que: es importante anticipar situaciones que supuestamente serían tributadas, es decir, antes de que ocurra el hecho imponible, se debe tomar una decisión;

Esté atento: los regímenes de Simple Nacional, Ganancia Presunta y Ganancia Real tienen diferentes pactos de tributación que no se aplican por igual a todo tipo de empresas;

Sepa: es posible dividir una empresa en otras empresas —cada una de ellas es responsable de un titular u obligación en el proceso— y pueden encajar en el régimen fiscal más adecuado para la posibilidad de reducción de impuestos. En este caso, es fundamental realizar un levantamiento histórico para identificar el origen de las transacciones, luego realizar un análisis y aplicar acciones correctivas, aplicar las tasas correctas;

Asegúrese: de que su empresa esté en el régimen correcto, partiendo de que no existe una regla clara. Lo ideal es contar con la orientación del contador.

Para que las empresas no tengan que preocuparse con la Autoridad Tributaria – Autoridad de Hacienda de Brasil, que controla y fiscaliza a las empresas en cuanto al cumplimiento de los requisitos de la ley tributaria y también determina las tasas, y con el gobierno estatal, que abarca las esferas estatal y municipal – es preciso realizar una planificación fiscal estratégica y es esencial considerar todos los impuestos que gravan sus operaciones.

Por eso, este es el consejo: trabaje siempre con contadores especialistas, implemente procesos concisos y medibles, y adopte un sistema ERP enfocado en la gestión fiscal de concesionarias de alimentación —le recomendamos el sistema TecFood— para colaborar en la planificación fiscal y para registrar las operaciones de su empresa. ¡Olvídese de la forma manual de hacer la gestión fiscal y contable!

Al utilizar las funcionalidades de automatización de la gestión fiscal se contempla la gestión de costos, el gestor garantiza agilidad y mayor confiabilidad para emitir facturas con todos los impuestos recaudados de forma segura. Además, contar con un software de gestión en alimentación hace que el proceso sea rápido y práctico, asegurando que todas las variables se facturen y reciban correctamente.

Además de la verificación de los regímenes fiscales, el sistema de gestión integrada enfocado en la gestión de restaurantes para colectividades estandariza las informaciones tributarias y cumple con la legislación y sus obligaciones. Esto dará confianza en la aprobación de los impuestos recaudados.

Descubra qué es la Elusión fiscal y cómo reducir sus costos con impuestos en sus restaurantes corporativos

La elusión fiscal es una estrategia legal que, a partir de una interpretación de la legislación fiscal, tiene como objetivo reducir el monto de la carga tributaria pagada al gobierno brasileño. Todo lo relacionado con la gestión y los costos y la reducción de gastos con impuestos, etc.

Por otro lado, la evasión fiscal es una infracción a la ley tributaria cuando los impuestos no se recaudan correctamente, ¡por lo que es necesario contar con el apoyo de un contador experto en planificación tributaria para no cometer un error!

El costo con los impuestos representa gran parte del PIB nacional, incidiendo directamente en la rentabilidad de las organizaciones, que libran una batalla por mantenerse activas.

Los empresarios y los contadores deben trabajar juntos para aliviar la carga tributaria – al menos así debería ser. No es posible hacer una buena gestión sin la unión de ideas, estudio y planificación fiscal y estratégica.

De lo contrario, si los contadores operan de forma aislada, los gerentes no podrán acceder a informaciones ni tendrán la oportunidad de tener conocimientos para hacer evolucionar su negocio. Además, si los empresarios delegan todas las funciones a sus contadores y no controlan los resultados financieros diariamente, dejarán de ser estratégicos y participarán en decisiones importantes relacionadas con la reducción tributaria.

Como parte de una buena gestión financiera y de gestión de costos, los gerentes de restaurantes corporativos pueden buscar minimizar su obligación tributaria a través de la “planificación tributaria”, aprovechando al máximo las herramientas y mecanismos que el gobierno pone a su disposición específicamente para este fin: rebajas, deducciones, rebajas, exenciones, etc.

Gestión Tributaria: ¡Cuidado con los impuestos!

Una buena forma de trabajar con los datos fiscales es hacer la parametrización fiscal de forma centralizada, pues así es posible tener la previsión de ingresos y gastos automáticamente actualizada y de fácil acceso. Muy bueno para la eficiencia de la gestión de costos.

Pero atención: ¡solo el ERP TecFood de Teknisa tiene esta sensacional funcionalidad! Es más sencillo definir las normas, impuestos, tasas, etc., y garantiza que todas las obligaciones fiscales y accesorias, si están bien definidas en esta pantalla de sistema, sean entregadas, dejando a su empresa en cumplimiento con la Agencia Tributaria Federal.

Un software de gerenciamiento de impuestos para hacer la gestión tributaria de los restaurantes corporativos debe tener la función de almacenar las configuraciones de tributación dentro de él y proporcionar funciones de auditoría e informes fiscales. Con el TecFood puede aprovechar estas configuraciones en todo el sistema para proporcionar una recaudación uniforme de impuestos sobre las Ventas y el Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA).

[tekcta]Descargue el E-book y sorpréndase al saber que haciendo la parametrización fiscal en una sola pantalla y una sola vez cambiará su gestión fiscal[/tekcta]

 

Conclusión

En este artículo hablamos de la importancia de un control estricto en el sector de compras, también de la relevancia de la planificación del menú, la planificación de la producción y la planificación tributaria, además de resaltar que la integración de las diversas áreas de sus restaurantes corporativos es fundamental para la excelencia en la gestión de costos.

Las empresas de alimentación fuera del hogar que utilizan metodologías específicas y aplican buenas prácticas de análisis financiero para eliminar el desperdicio y los costos innecesarios, incluso en lo que respecta a los impuestos, se han destacado en el mercado de food service.

En un mundo tan competitivo, con tanta competencia, y con los altibajos del mercado financiero, es fundamental tener el control de todos los detalles de su empresa de comidas corporativas, principalmente porque implica altos costos en producción y tributación con altísimos costos, también.

Por eso es momento de pensar en utilizar un sistema ERP integrado que brinde indicadores de gestión dinámicos para una toma de decisiones rápida y asertiva.

Considere la importancia de invertir en soluciones especializadas de gestión de comidas que lo ayuden con el arduo trabajo de planificar menús, generar informes comparativos, así como analizar gastos indirectos como salarios, cargos, impuestos y costos fijos de su empresa.

Las empresas invierten cada vez más en tecnología como gran aliada de alta productividad y reducción de costos.

Dado que el tema central de este artículo es la gestión de costos, vale la pena mencionar los numerosos beneficios que un software de gestión de costos para restaurantes puede agregar a sus restaurantes colectivos, como se menciona a lo largo del texto. Sin embargo, dé preferencia a software de confianza utilizados por empresas con experiencia en el mercado. Por eso le sugerimos el TecFood.

¡Tener el mejor sistema de gestión integrada para la gestión de costos de los restaurantes corporativos marca la diferencia en el crecimiento de su negocio! Esto le permitirá concentrar los recursos en mejorar su margen de beneficio, reducir costos y aumentar el retorno de la inversión.

El TecFood proporciona los datos financieros consolidados necesarios para medir y mejorar el desempeño corporativo.

Vale la pena recordar que los gerentes de restaurantes corporativos deben esforzarse por mejorar continuamente todas las áreas de sus operaciones. Estar satisfecho con el desempeño actual puede significar quedarse atrás de la competencia.

Por eso, lo invitamos a descubrir el TecFood: el mejor sistema de gestión integrada para restaurantes corporativos.

[tekcta]Vea el Video de la empresa Cozzi, caso de éxito de Teknisa.[/tekcta]

 

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Evitar erros ao fazer a gestão de custos em restaurantes corporativos é uma das responsabilidades mais importantes dos gestores. Eles devem considerar as consequências de suas decisões de gestão sobre os lucros, o fluxo de caixa e a situação financeira da empresa.

Dizer: reduz custos, é praticamente impossível sem afirmar a necessidade urgente de se ter um específico sistema ERP de gestão de restaurantes corporativos, fato. Isso porque é bem comum, considerando que as empresas de alimentação coletiva enfrentam um aumento significativo dos custos decorrente da alta do preço de matérias-primas, o que afeta os custos da produção de refeições.

A impossibilidade de repasse dos aumentos que os insumos alimentícios têm sofrido, por exemplo, afeta bastante os números das concessionárias de alimentação. Isso ocorre porque grande parte dos serviços depende de licitações ou contratos fechados para longo prazo. Chega a ser desafiador permanecer no páreo (competição) do mercado food service.

Como não fazer a gestão de custos contra a alta de preço das matérias-primas?

A elevação de preços de matérias-primas vêm de várias fontes. Algumas delas são o aumento dos custos da energia, da gasolina, da falta de contêineres no transporte marítimo, safras ruins, etc. A soma de todos esses fatores gera um movimento inflacionário que encarece os custos médios do food service.

Por estarem vinculadas a contratos públicos ou a contratos de longo prazo, na maioria dos casos, as empresas de refeições coletivas assumem para si os aumentos de custos, o que, infelizmente, afeta diretamente os resultados.

As previsões financeiras do mercado de food service mudam constantemente, e sempre que há crise, ela prejudicará vários segmentos, porém os mais prejudicados serão aqueles que não conseguem repassar os aumentos dos preços das matérias-primas para o preço final. Esse fator impactará negativamente os números de tais organizações.

Diante de tantas intempéries no segmento de food service — dentro de um restaurante corporativo, por exemplo — é muito fácil perder o controle dos custos, caso não exista um domínio rigoroso da sua gestão. Resultado: perde-se dinheiro também!

Para entender melhor como é vivenciada essa condição financeira do mercado, preparamos este artigo e entendemos que ele vai contribuir para a sua tomada de decisão quando o assunto é escolher a melhor solução para atingir redução de custos na produção de refeições e continuar crescendo.

 

ERP TecFood e setores integrados? Dê play na gestão de custos e corrija os erros mais comuns

A realidade é que na falta de um sistema integrado para gestão de restaurantes corporativos com expertise no setor de food service as empresas de refeições coletivas não conseguem reduzir custos e nem lucrar com seu negócio.

De agora em diante, vamos repassar alguns pontos para conseguir reduzir custos na produção e distribuição de refeições coletivas. Daremos ênfase aos setores de compra, planejamento de cardápio, estoque, custos, contábil e fiscal. Acompanhe!

Os gestores das empresas de refeições coletivas têm entendido a importância em investir em tecnologia, em inovação, já que podem mudar o patamar econômico de suas organizações.

 

Conforme Cíntia Rios: “Antigamente, o gestor via a informatização e a automatização, como uma despesa. Isso tem melhorado, até porque essas empresas têm sido cobradas por seus clientes para ter modernização e agilidade no atendimento”.

 

Os gestores têm entendido que ter um bom sistema de gestão integrada para restaurantes corporativos é um investimento e não um gasto desnecessário.

Afinal, a automação é a melhor alternativa para tornar a gestão de custos e o planejamento orçamentário mais ágil e seguro, já que as informações são dispostas em um único sistema de gestão e podem ser atualizadas em tempo real.

Como dito acima, até mesmo os próprios clientes dos restaurantes corporativos têm começado a exigir a automatização no atendimento.

E isso tem sido um apelo cada vez mais forte para as concessionárias de alimentação. Para empresas que já têm soluções integradas com todos os setores de seus restaurantes torna-se um diferencial competitivo.

Um dos exemplos é que, hoje, uma empresa que já tem um refeitório, ainda pode ter agregadas várias ilhas de atendimento, como grill, comida mais saudável, light, vegetarianas, massas etc. O público tem exigido esse tipo de diversificação!

E, se a concorrência já oferece esses serviços, as demais concessionárias de alimentação se veem obrigadas a atender a essas demandas. E para que as empresas também tenham um diferencial competitivo, é importante que elas diversifiquem a forma de atender.

[tekcta]Assista ao vídeo com Arabelle Menezes, nutricionista e coordenadora comercial da Teknisa e saiba como você, gerente de UAN, pode se organizar para melhorar o planejamento de cardápios, inovar e diversificar o atendimento e obter os melhores resultados.[/tekcta]

 

[tekvideo loading=”lazy” link=”https://www.youtube.com/embed/JwH5UUYGtE8″]

 

A famosa Ficha Técnica de Alimentos: gestão de custos à vista!

Utilizar corretamente a ficha técnica de alimentos gera impacto no cálculo de custos e na formação de preços. Com ela é possível:

• Calcular com agilidade os custos diretos de produção, baseado na quantidade per capita estabelecida;
• Gerar as informações nutricionais e os seus respectivos níveis de aproveitamento;
• Controlar os fatores de correção e de ganhos ou perdas no processamento de alimentos;
• Diferenciar as receitas de seus restaurantes;
• Obter informações precisas e padronização nos processos operacionais, o que vai reduzir desperdícios na produção das suas refeições.

Os motivos acima já ilustram a relevância da ficha técnica de alimentos e a urgência em usar o software mais bem preparado do mercado para garantir redução de custos e aumentar a qualidade de suas refeições.

A nossa recomendação é que você esqueça as planilhas, erradique ao máximo os desperdícios e os retrabalhos!

Anote aí! É mais seguro contar com o sistema TecFood para integrar o setor de produção a todas as demais áreas relacionadas à gestão dos seus restaurantes, entre elas financeiro, compras, estoque, etc.

 

[tekcta]Assista ao vídeo e avalie se você está cometendo o erro de fazer análise de autópsia, ou seja, análise tardia[/tekcta]

 

[tekvideo loading=”lazy” link=”https://www.youtube.com/embed/y1RsNq74hfw”]

 

Compras inteligentes: Sistema para a Gestão de Compras das UANs

Pode-se afirmar que é urgente ter um específico sistema de compras tal como o TecFood, que integre aos demais os setores da sua concessionária de alimentação para otimizar os processos, e que faça sugestões de compras com base no cardápio elaborado, na previsibilidade e variáveis, tópicos tais como:

• Gestão de custos e preços;
• Posição atual do estoque;
• Estoque de segurança;
• Prazo de entrega;
• Forma de pagamento;
• Inflação, etc.

O ERP deve informar qual será a real necessidade de compras e indicar, também, qual será a melhor compra para as suas unidades e de forma consolidada abastecer os restaurantes coletivos como um todo.

E ainda, um completo sistema ERP focado na gestão de restaurantes corporativos tem o benefício de integrar as áreas de compras, estoque, produção e distribuição.

Ele vai possibilitar uma gestão mais assertiva, disponibilizando relatórios gerenciais e indicadores de performance, garantindo mais inteligência para o seu negócio.

É também essencial que haja uma conexão com a área de planejamento de cardápios, para que através de fichas técnicas dos alimentos bem utilizadas, com os respectivos per capitas e a quantidade estimada de comensais, se obtenha o cálculo da matéria-prima necessária com base no cardápio previamente elaborado.

Tenha um software de gestão de necessidades de compra de todas as suas unidades — considerando itens como: estoque, número de comensais estimados, planejamento de cardápio, entre outros que podem afetar nesse processo.

Compras inteligentes: Sistema para a Gestão Estoque de UANS

Considere utilizar a melhor solução ERP para gestão em alimentação do mercado e que ela tenha funcionalidades que, ao mesmo tempo que planeje as compras e avalie a movimentação do estoque, informando quais produtos você precisa, com base na sua demanda atual.

Essa solução tem que ser um conjunto de sistemas integrados para o food service, que vai orientar também na retirada do estoque por posição, de maneira que o primeiro item a entrar seja o primeiro a sair. Dessa forma, fica mais fácil controlar todos os prazos de validade de cada um de seus produtos evitando, assim, desperdícios na hora de repor o seu estoque.

É fundamental que haja uma gestão eficiente do estoque do seu restaurante corporativo e também do seu Centro de Distribuição de Alimentos, caso você tenha, para evitar custos desnecessários e impactos no resultado do seu contrato.

Qualifique fornecedores de insumos alimentícios através de um software ERP

O sistema ERP para administrar a produção de refeições de seus restaurantes deve permitir que seja possível comparar os valores de vários fornecedores de forma prática e simultânea. Agindo assim, a melhor compra será feita.

Um bom sistema ERP também deve administrar entregas, marcas e limite de estoque de segurança. A redução dos custos está diretamente ligada a todas as análises mencionadas, que podem ser feitas de maneira prévia e com o auxílio de um sistema ERP integrado e estruturado para oferecer suporte no gerenciamento das compras e dos custos de produção da sua empresa de alimentação coletiva.

Contratos seguidos à risca:
Sistema para a Gestão de Contratos refeições coletivas

Cada contrato em sua empresa é único, assim como os seus clientes. Visto que são inúmeros os dados e dispositivos dos contratos (mínimo de efetivos, compensação, tablita,) que podem passar despercebidos, a automação da gestão de contratos é uma saída estratégica para as organizações.

Com o uso do sistema de gestão integrada de contratos adquire-se a padronização dos contratos, calculando os custos a partir de informações, como: os equipamentos que serão usados, a mão de obra por turno e até mesmo o planejamento de cardápio.

Tudo isso deve ser feito a partir do perfil do cliente, das restrições contratuais, do número de refeições e quais dias serão contratados, entre outros.

Dessa forma, a empresa de alimentação de coletividade que opta pela automação da gestão integrada adquire a apuração automática de todas as concessões — sem depender do profissional para aplicar regra a regra e realizar o processo de forma manual.

Implementando a ferramenta de gestão, esse processo poderá aumentar a produtividade do negócio, além de através da gestão de custos, reduzir os gastos e gerar menos erros informacionais.

Refeições saborosas, quentinhas, nutritivas e lucrativas:
Sistema para a Gestão da Produção de Refeições 

Ao utilizar um específico sistema para gestão da produção de alimentos que leva em consideração o valor de custo do seu cardápio diário, por exemplo, você consegue manter um planejamento sem ultrapassar seu orçamento, isto é, o valor que foi firmado em contrato.

Assim, mesmo que haja alta de preços referentes às matérias-primas, seus restaurantes conseguirão vencer os obstáculos econômicos dispondo de mais recursos para driblar as fases difíceis, cumprindo o combinado em contrato.

Mais uma vez, o ERP TecFood opera de maneira que você tenha a opção de fazer a gestão de custos para não onerar os preços do seu cardápio e enfrentar com mais destreza o sobe e desce da economia.

[tekcta]Preparamos um E-book para você observar um exemplo de alguns pontos críticos que um restaurante corporativo enfrenta no seu dia a dia e que afeta negativamente os resultados. [/tekcta]

Desejamos boa leitura!

 

Custo planejado x realizado:
Sistema para a Gestão Financeira de restaurantes coletivos: 

A forma para identificar onde se perde dinheiro é fazer a análise financeira diária de seu empreendimento. A avaliação financeira se caracteriza como uma boa prática dos gestores, que são os interpretadores de indicadores de performance para a alcançar o melhor custo/benefício.

Quanto mais informações significativas e atuais, mais se conhece um negócio e maiores são as chances de fazer intervenções assertivas, capazes de induzirem a expansão de um empreendimento.

O faturamento de uma organização tem que ser maior do que os custos da produção, seja de um produto ou de um serviço.

Uma análise financeira deve ser realizada em curta frequência com o objetivo de examinar o fluxo de caixa para saber se o negócio indica para a lucratividade ou não.

É uma conta bem simples! Matematicamente, deve-se considerar os custos fixos e variáveis, além disso, os impostos e os encargos.

Fazer a gestão financeira, bem como planejar as despesas financeiras de seu restaurante corporativo é tão importante quanto comparar o que foi planejado e o que está sendo realizado.

E a frequência com que o gestor analisa esses resultados é fundamental para garantir a assertividade dos números indicadores, influenciando diretamente na gestão de custos e nas tomadas de decisão.

Para isso, ter o melhor software de gestão ERP específico para restaurantes corporativos auxiliará a realizar o controle dos custos planejados e realizados, assim como, na identificação de perdas e suas causas.

Ao realizar a gestão diária dos custos, os gestores podem executar um trabalho de análise e planejamento rotineiro, o que permite visualizar um cenário mais acertado.

Apurar se o planejado está sendo cumprido possibilita, por exemplo, que o gestor faça algum tipo de adequação no orçamento.

Conforme a gestora de produtos Marina Amaral:

 

“O gestor deve pensar sempre nas mudanças frequentes do mercado de food service para analisar e fazer projeções de diferentes cenários com mais frequência e baseados em dados reais e precisos para se manter competitivo no mercado”.

“Além disso, um sistema eficiente de gestão disponibilizará  para o estabelecimento uma meta de custos a fim de facilitar a análise gerencial dos resultados para a realização da viabilidade dos serviços de refeição, identificando os pontos de desvios e as causas dos erros de execução e demonstração do resultado, destaca Marina Amaral”.

 

Assim, ao escolher um sistema para realizar a gestão de custos para restaurantes corporativos, considere se o software é parametrizável e adaptável aos processos estratégicos de sua empresa.

Funções essenciais à gestão financeira

• Conciliação bancária (OFX);
• Gestão de custos: organização dos seus centros de custo, vinculados diretamente ao financeiro;
• Controle de contas bancárias: registro de transferências, movimentações e administração de contas;
• Relatórios financeiros: de vendas, de CRM, de PCP, de Compras, de Estoque, de Serviços, de RH, Contratos e Fiscal;
• Lançamentos recorrentes;
• DRE: receitas e despesas, custos operacionais, preço de produtos e serviços, impostos e outras despesas, etc.

Automação dos processos: Sistema para a Gestão Contábil

Quando pensamos em gestão integrada não podemos deixar de mencionar um importante instrumento para a administração contábil do seu negócio que é o DRE – demonstrativo de resultados.

Afinal, para que serve o DRE – demonstrativo de resultados do exercício? 

Segundo a definição do Sebrae, a Demonstração do Resultado do Exercício, também conhecida como DRE, “é um documento contábil de demonstração cujo objetivo é detalhar a formação do resultado líquido de um exercício pela confrontação das receitas, custos e despesas de uma empresa, apuradas segundo o princípio contábil do regime de competência (receitas e despesas devem ser incluídas na operação do resultado do período em que ocorrem)”.

Ou seja, uma DRE apresenta o resumo financeiro dos resultados operacionais e não operacionais de uma empresa.

Além disso, através do uso de um bom software ERP para gestão contábil, será utilizado indicadores, como:  lucro bruto, imposto de renda, faturamento líquido, consumo, despesas operacionais, investimentos, entre outros.

Cabe dizer que a gestão de custos deve contemplar os processos fiscais e contábeis.

Fazendo uso da tecnologia, os índices e resultados do exercício DRE serão fornecidos tornando o processo mais ágil e prático, garantindo também que todas as variáveis utilizadas sejam devidamente faturadas e recebidas.

Um bom gestor de restaurantes corporativos já sabe que a contabilidade é um dos requisitos mais importantes da boa administração, que torna possível fazer novos investimentos, reduzir custos e obter mais lucratividade no seu restaurante corporativo.

Através da integração entre sistemas, inclusive o de contabilidade, é possível reunir todos as informações econômicas do seu restaurante e mensurá-las monetariamente falando, além disso, registrá-las, transformando-as em relatórios ou gráficos, o que torna a tomada de decisões mais assertiva.

E o que fazer para que nenhuma informação seja perdida, contas não sejam pagas ou obrigações fiscais não sejam entregues? Multas e juros elevam o orçamento, então não dá para fazer uma gestão contábil despreocupada.

A resposta está na automação dos processos contábeis, mas fica de olho, porque o melhor ERP para gestão contábil de restaurantes corporativos é o TecFood, ele tem as funcionalidades pensadas para este tipo de negócio, e grandes empresas de alimentação comprovam esse fato.

Funções essenciais à gestão contábil

• Pré-validar as obrigações acessórias;
• Realizar a gestão de entrada de documentos através de consistências fiscais;
• Integrar impostos a recolher com o financeiro e geração de guias;
• Gerir e apurar todos os regimes fiscais;
• Disponibilizar flexibilidade na parametrização e tratamento de regras fiscais;
• Efetuar o pré-cadastro das alíquotas e classificação fiscal dos impostos, etc.;
• Registro de entradas e saídas;
• Gerar indicadores de desempenho;
• Emitir demonstrativo do resultado do exercício (DRE), etc.

Planejamento tributário e redução de custos: Sistema para a Gestão Fiscal

A gestão fiscal é sobre cumprir as exigências tributárias da legislação brasileira. Ela trata das emissões de notas e recolhimento dos impostos obrigatórios a todas as empresas atuantes no mercado.

A gestão fiscal é responsabilizada pela escrituração fiscal, obrigações tributárias e o pagamento dos impostos.

Mas, como manter uma empresa, aqui no caso as concessionárias de alimentação, rentável mesmo tendo que assumir valores de tributação tão elevados como é aqui no Brasil?

Alguns gestores de sucesso sabem que é possível encontrar alternativas legais que suavizam os valores a serem pagos e que contemplem com objetividade a redução de custos. Geralmente é o contador o profissional capaz de construir caminhos alternativos e legais, observando que a lei não deixe de ser cumprida, e ainda, garantindo a saúde financeira de uma atividade produtiva.

Essa importante demanda que é a gestão fiscal apresenta questões burocráticas que não possuem margens para erro, não é mesmo?

Fique ligado e lembre-se: o contador deve ser consultado!

Veja se este é o seu caso: há empresas que podem estar pagando valores altos de impostos por estarem enquadradas em um regime tributário inadequado;

Atente-se a isso: é importante antecipar situações que supostamente sofreriam tributação, isto é, antes da ocorrência do fato gerador tem-se que tomar uma decisão;

Fique de olho: os regimes Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real têm pactos de tributação diferenciados e que não se aplicam de forma igual para todos os tipos de empresas;

Fique sabendo: é possível fazer a divisão de uma empresa em outras empresas — cada uma delas fica responsabilizada por uma incumbência ou obrigação no processo —, podendo se enquadrar no regime tributário mais adequado para que ocorra a possibilidade de redução dos tributos. Nesse caso, é fundamental fazer um levantamento histórico para identificação da origem das transações, depois disso, fazer uma análise e aplicar ações corretivas, aplicar as taxas corretas;

Certifique-se: que sua empresa esteja no regime certo, baseando-se no fato de que não há uma regra clara. O ideal é ter a orientação do contador.

Para que as empresas não tenham aborrecimento com o Fisco — Autoridade fazendária do Brasil, que controla e fiscaliza as empresas quanto ao cumprimento das exigências da lei tributária e também determina as alíquotas, e com o governo estadual, que engloba as esferas estadual e municipal — é preciso planejamento tributário estratégico e é fundamental considerar todos os tributos incidentes sobre as suas operações.

Por isso, fica o conselho: opere sempre com contadores especialistas, implante processos concisos e mensuráveis, e adote um sistema ERP focado na gestão fiscal de concessionárias de alimentação — indicamos o sistema TecFood — para colaborar no planejamento tributário e para registrar as operações de sua organização. Esqueça a forma manual de fazer gestão fiscal e contábil!

Ao usar as funcionalidades da automação da gestão fiscal se contempla a gestão de custos, o gestor garante agilidade e mais confiabilidade para emitir as notas fiscais com todos os impostos recolhidos de forma segura.

Além disso, poder contar com um software de gestão em alimentação torna o processo rápido e prático, garantindo que todas as variáveis sejam devidamente faturadas e recebidas.

Além da apuração dos regimes fiscais, o sistema de gestão integrada focado em gestão de restaurantes para coletividades padroniza as informações tributárias e atende às legislações e suas obrigações. Isso dará a confiança da aprovação dos impostos recolhidos.

Saiba o que é Elisão fiscal e como reduzir seus custos com tributação em seus restaurantes corporativos

A elisão fiscal é uma estratégia legal que, a partir de uma interpretação da legislação tributária, tem como objetivo a redução do valor da carga tributária paga ao governo brasileiro. Tudo a ver com gestão e custos e redução de gastos com impostos etc.

Diferentemente, a evasão fiscal é uma infração à lei fiscal quando não se recolhe os tributos da maneira correta, por isso é necessário ter o apoio de um contador expert em planejamento tributário para não cair no erro!

O custo com os impostos representa uma grande fatia do PIB nacional, influenciando diretamente no lucro das organizações, que travam uma batalha para se manterem na ativa.

Empresários e contadores devem operar  juntos para suavizar a carga tributária — pelo menos é assim que deveria acontecer. Não dá para fazer uma boa gestão sem a união de ideias, estudo e planejamento tributário e estratégico.

Do contrário, se contadores operam isoladamente, os gestores não conseguirão acessar informações e nem terão a chance de terem insights a fim de evoluírem o seu negócio.

E, ainda, se os empresários delegam todas as funções aos seus contadores e não acompanham os resultados financeiros diariamente, deixam de ser estratégicos e de participar de decisões importantes quanto à redução tributária.

Como parte da boa gestão financeira e da gestão dos custos, os gestores de restaurantes corporativos podem buscar minimizar sua responsabilidade tributária por meio do “planejamento tributário”, aproveitando ao máximo as ferramentas e mecanismos que o governo disponibiliza especificamente para esse fim: abatimentos, deduções, abatimentos, isenções etc.

Gestão Tributária: atente-se aos impostos!

Uma boa forma de trabalhar os dados fiscais é fazer a parametrização fiscal de forma centralizada, pois assim é possível ter a previsão de receitas e despesas atualizados automaticamente e acessados facilmente. Muito bom para a eficácia da gestão de custos.

Mas atenção: somente o ERP TecFood da Teknisa tem essa funcionalidade sensacional! É mais simples definir as regras, impostos, taxas etc. e garante que todas as obrigações fiscais e acessórias, se bem definidas nessa tela de sistema, sejam entregues, deixando sua empresa em conformidade com a Receita Federal.

Um software de gerenciamento de impostos para fazer a gestão tributária dos restaurantes corporativos deve ter como função armazenar as configurações de tributação dentro dele e fornecer funções de auditoria e relatórios fiscais.

Com o TecFood você pode aproveitar essas configurações em todo o sistema para fornecer uma coleta consistente de impostos sobre Vendas e Imposto sobre o Valor Agregado (IVA).

 

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Conclusão

Nesse artigo falamos da importância de um controle rigoroso no setor de compras, também sobre a relevância do planejamento do cardápio, planejamento da produção e do planejamento tributário, além de destacar que integrar as várias áreas de seus restaurantes corporativos é fundamental para a excelência na gestão de custos.

As empresas de alimentação fora do lar que utilizam metodologias específicas e aplicam as boas práticas da análise financeira para eliminar o desperdício e os custos desnecessários, inclusive quando o assunto é tributação, têm se destacado no mercado de food service.

Em um mundo tão competitivo, com tamanha concorrência, e com altos e baixos do mercado financeiro, é fundamental ter controle de todos os detalhes da sua empresa de refeições corporativas, principalmente porque envolve altos custos na produção e tributação com valores altíssimos também.

Por isso mesmo, é hora de pensar em utilizar um sistema ERP integrado e que proporcione indicadores gerenciais de forma dinâmica para rápida e assertiva tomada de decisão.

Considere a importância de investir em soluções especializadas em gestão de refeições, que auxiliem no trabalho árduo de planejar cardápios, gerar relatórios comparativos, além de analisar despesas indiretas, como salários, encargos, impostos e custos fixos da sua empresa.

As empresas investem cada vez mais em tecnologia como grande aliada da alta produtividade e da redução de custos.

Já que o assunto em foco nesse artigo é a gestão de custos, vale ressaltar os inúmeros benefícios que um software de gestão de custos para restaurantes pode agregar aos seus restaurantes coletivos, como mencionado ao longo do texto.

Entretanto, dê preferência a softwares conceituados e utilizados por empresas com expertise de mercado. Por isso mesmo sugerimos o TecFood.

Ter o melhor sistema de gestão integrada para a gestão de custos dos restaurantes corporativos faz toda a diferença para o crescimento do seu negócio! Isso permitirá que você concentre recursos na melhoria da margem de lucro, reduzindo custos e aumentando o retorno sobre o investimento.

O TecFood também fornece os dados financeiros consolidados necessários para medir e melhorar o desempenho corporativo.

Vale lembrar que os gestores de restaurantes corporativos devem se esforçar para melhorar continuamente todas as áreas de suas operações. Estar satisfeito com o desempenho atual pode significar ficar para trás em relação aos concorrentes.

Por isso, te convidamos a conhecer o TecFood: o melhor sistema de gestão integrada para restaurantes corporativos.

[tekcta]Assista ao Vídeo da Cozzi, case de sucesso da Teknisa.[/tekcta]

 

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Utilizar um bom sistema de compras para promover redução de custos, melhorar a gestão da  cadeia de suprimentos e a gestão dos fornecedores nos restaurantes corporativos minimiza diversos problemas. Sabe-se que as cadeias de suprimentos têm sido impactadas pela tecnologia 4.0. Com as inovações disruptivas mudando o cenário de muitos setores e seus modelos de negócios, os processos cada vez mais digitalizados e o crescimento exponencial das tecnologias ditam as regras.

Neste artigo vamos falar sobre como realizar compras mais inteligentes para restaurantes corporativos, com mais agilidade e eficiência, através de softwares específicos para o segmento de alimentação fora do lar, que operam de maneira integrada com as demais áreas.

Boa leitura!

Entenda qual a importância da gestão de compras

Fazer a gestão da cadeia de suprimentos nos restaurantes corporativos minimiza diversos problemas. Sabe-se que as cadeias de suprimentos têm sido impactadas pela tecnologia 4.0. Com as inovações disruptivas mudando o cenário de muitos setores e seus modelos de negócios, os processos cada vez mais digitalizados e o crescimento exponencial das tecnologias ditam as regras.

Neste artigo vamos falar sobre como realizar compras mais inteligentes para restaurantes corporativos, com mais agilidade e eficiência, através de softwares específicos para o segmento de alimentação fora do lar, que operam de maneira integrada com as demais áreas.

As tecnologias digitais favorecem as inovações dos processos da cadeia de suprimentos permitindo interações instantâneas com os fornecedores através de portais de compras web, além de direcionar o comprador a fazer as melhores compras de forma estratégica, a fim de automatizar as atividades operacionais.

As tecnologias estão permitindo mais eficiência nos modelos operacionais do supply chain, remodelando o setor de compras e suprimentos.

Por ser um setor estratégico, não é surpresa que a administração de compras seja uma das atividades mais importantes na cadeia de suprimentos. Uma vez que, por meio de uma boa gestão e de um excelente sistema de compras, é possível agregar valor ao negócio, reduzir custos, trabalhar com previsibilidade, atendendo às necessidades do restaurante corporativo ou das Unidades de Alimentação e Nutrição (UAN).

Se você quer saber como otimizar a gestão de compras na cadeia de suprimentos do seu restaurante corporativo ou Unidades de Alimentação (UAN), continue acompanhando a leitura.

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Gestão da cadeia de suprimentos: compras mais inteligentes

A gestão de compras é um processo estratégico e não se limita ao ato de comprar e monitorar as entregas, pois envolve questões referentes aos custos, negociação e qualificação de fornecedores. Vamos ver alguns pontos:

• É necessário dar atenção ao assunto preços, qualidade etc., pois devido aos custos elevados decorrentes de compras mal feitas — para restaurantes corporativos ou Unidades de Alimentação e Nutrição (UAN) —, é difícil atingir uma boa margem de lucros;
• Outro fator relevante em uma boa gestão de compras diz respeito à definição prévia de um budget para compras, o qual pode ser estabelecido por Unidade, além de definições de valores limites por comprador, definição de alçadas para aprovação de compras, dentre outras práticas desse mercado;
• Ainda sobre as definições de alçadas, a tecnologia pode contribuir, e muito, através de software de compras e aplicativos (Apps) que podem ser acessados de qualquer dispositivo móvel, notificando os responsáveis, além de permitir, por exemplo, aprovar e confirmar ordem ou solicitação de compras de forma ágil e eficiente.

Para alcançar excelência na aquisição de matérias-primas, é necessário ter um sistema de gestão de compras referência no mercado que permita definir bem padrões e processos, workflow, através do qual as cadeias de suprimentos (supply chain) sejam mais racionalizadas, a fim de obedecer a métodos adequados, de forma a reduzir custos e desperdícios e acompanhar as relações com os fornecedores de forma eficaz.

Mas, qual é mesmo a diferença entre suprimentos, compras, supply chain? Entenda!

O que é cadeia de suprimento?

Segundo Ronald H. Ballou (2009, p. 29), a cadeia de suprimentos “[…] é um conjunto de atividades funcionais (transporte, controle de estoques, etc.) que se repetem inúmeras vezes ao longo do canal pelo qual matérias-primas vão sendo convertidas em produtos acabados, aos quais se agrega valor ao consumidor”.

Qual o papel do setor de compras?

O papel do setor de compras é se envolver com o processo sistemático de aquisição e é através dele que os bens e serviços são adquiridos. Compras é tida também como uma função transacional da cadeia de suprimentos na aquisição de bens e serviços. E isso funciona quando o assunto é compras e restaurantes corporativos.

O que é supply chain management (SCM)?

Conhecido como supply chain, “cadeia de suprimentos” ou “cadeia logística”, na tradução para o português, consiste, segundo Sevenson (2007), numa filosofia de negócios que atua de forma a integrar as atividades, atores e recursos dependentes entre os diferentes níveis dos pontos de origem e consumo nos canais.

Sendo assim, o gerenciamento da cadeia de suprimentos é o manuseio de todo fluxo de produção de bens e serviços — desde os componentes brutos até a entrega final ao consumidor

Considere ter o melhor sistema para gestão de compras

• Elaborar as fichas técnicas de alimentos com as definições das quantidades per capitas conforme o perfil do consumidor e regras contratuais;
• Definir a quantidade de comensais para cada serviço que será fornecido;
• Planejar o cardápio com base na meta de custo estabelecida para cada serviço;
• Selecionar e qualificar os fornecedores, para melhorar a qualidade dos insumos, cumprimento das entregas, dentre outras vantagens;
• Calcular automaticamente, através de um software ERP para gestão em alimentação, a necessidade real de compras dos produtos alimentícios por Unidade, considerando informações importantes, tais como: posição do estoque, marcas, estoque de segurança da matéria-prima, periodicidade de entrega do fornecedor que atende à região, dentre outras particularidades;
• Gerar o processo de cotação de preços com os fornecedores para posterior apuração de melhores compras, levando em consideração fatores primordiais com o preço objetivo, aproveitamento de crédito, inflação, melhores prazos e formas de pagamento;
• Determinar métricas para medir se a cadeia de suprimentos do segmento de alimentação é eficiente, eficaz, e se agrega valor ao cliente final e atende às metas da concessionária de alimentação;
• Controlar as ordens de compras e confrontar as Notas Fiscais de entrada da mercadoria alimentícia com as autorizações realizadas;
• Coordenar a logística de entrega e de possíveis devoluções de mercadorias;
  Estabelecer processos para monitorar informações em toda a cadeia de suprimentos e garantir a conformidade.

Continue a leitura e veja quais são as tendências para o gerenciamento da cadeia de suprimentos para otimizar seu restaurante corporativo e ter mais chances de sucesso.

Tendências no gerenciamento da cadeia de suprimentos

O setor de logística sofreu uma grande mudança nos últimos anos, passando de uma função puramente operacional, que se reportava à vendas e era focada em garantir o fornecimento de matérias-primas ao setor de produção e entrega ao consumidor final, a uma função independente de gerenciamento da cadeia de suprimentos.

O foco da função de gerenciamento da cadeia de suprimentos mudou para processos avançados de planejamento. Ou seja, o que os compradores ou gerentes de Unidades, antes, eram focados apenas em operações táticas de movimentação de produtos, hoje enfrentam um grande desafio e risco nas operações da cadeia de suprimentos.

Isso requer pensamento inovador, e as empresas correm o risco de fracassar se não conseguirem se adaptar a essa nova mentalidade.

E a indústria 4.0 exige que as empresas repensem a maneira como projetam sua cadeia de suprimentos. Até porque várias tecnologias estão alterando as formas tradicionais de trabalho. Além disso, as tendências e expectativas dos clientes têm interferido em todos os processos da cadeia de suprimentos.

Além da necessidade de adaptação, as cadeias de suprimentos também têm a oportunidade de alcançar um patamar de eficácia operacional, alavancar os modelos de negócios e transformar a gestão empresarial com o uso da tecnologia, contando com específicos sistemas de gestão para o segmento de alimentação, como Apps e plataformas online conectando os setores do restaurante corporativo, além de canal direto e integrado com os fornecedores.

A transparência online e o fácil acesso a uma infinidade de opções sobre onde comprar e o que comprar impulsiona a concorrência das cadeias de suprimentos.

Para desenvolver essas tendências e lidar com os requisitos alterados, as cadeias de suprimentos precisam se tornar muito mais rápidas, mais granulares e, é claro, mais precisas.

Por isso, os processos da sua cadeia de suprimentos devem ser realizados de forma consistente com sistemas de gestão de compras e de suprimentos que permitam que sua empresa esteja em uma posição privilegiada para estimular o crescimento.

Gestão de compras para restaurantes corporativos: como realizar esse processo de forma eficiente

Coordenar o fluxo de produtos e serviços entre as empresas é um dos desafios na gestão de cadeia de suprimentos. Por isso, a decisão de quando, como e quanto comprar torna-se uma preocupação constante para gestores de restaurantes corporativos que, muitas vezes, não contam com específicos sistemas que automatizam o processo de compras de itens alimentícios.

Nessa tomada de decisão deve haver a integração entre as áreas da cadeia de suprimentos, principalmente com a área de Planejamento de cardápios.

Nunca é demais insistir na ideia de que deve haver a inter-relação dos demais setores do canal de suprimentos, como: produção, estoque, compras, entre outras.

Sendo assim, é necessário reconhecer que a dependência dessas áreas pode afetar positivamente o desempenho do supply chain. Tal comunicação entre os setores é essencial para alcançar uma integração entre áreas e processos, de forma eficaz, em toda a cadeia de suprimentos de restaurantes corporativos.

Até mesmo porque, as necessidades da área de produção (na cozinha), que utiliza como orientador o cardápio previamente elaborado, os dados do estoque entre outros indicadores — que representam a demanda a ser comprada —, carecem que os produtos estejam disponíveis no período exato para execução dos serviços e atendimento ao consumidor das refeições. Por isso, as compras devem sempre ser bem planejadas ou programadas.

Naturalmente, quanto mais eficientes forem os processos da cozinha, acarretará em mais economia em dinheiro, tempo e energia. Assim como melhor visibilidade, previsão de demanda e coordenação, reduzindo uma série de problemas na cadeia de suprimentos dos restaurantes, como excesso de estoque e/ou falta dele.

Gestão de compras centralizadas para UAN – Será que é uma boa ideia?

Segundo pesquisa do Cenário Food Service realizada com frequência pela Teknisa, a maioria das empresas de food service adotam o modelo de compras de forma centralizada. Esse tipo de controle permite um gerenciamento central de compras por volume que levam a melhores preços e condições, otimização de recursos, além da capacidade de trabalhar com fornecedores maiores.

Contudo, ainda existem concessionárias de alimentação que não adotam o processo de compra centralizada de produtos alimentícios, ou que enfrentam desafios para implantar o processo de centralização de compras, simplesmente por não utilizarem ferramentas tecnológicas eficazes.

Sendo assim, para melhor fluidez, é importante considerar a utilização de um software de gestão de compras de produtos alimentícios que seja capaz de fazer um bom planejamento das necessidades de matérias-primas e suprimentos, e que especifique a periodicidade de entrega, quantidade e limite de segurança.

Isto é, com base no cardápio, através de um bom sistema de compras, é possível calcular com quantos dias de antecedência o seu produto precisa estar disponível. Normalmente, a tratativa do limite de segurança vem ao encontro de pré-preparos mais elaborados que requer o serviço que será fornecido.

Dica: Ter processos automatizados em seu restaurante corporativo para a gestão de compras facilita ter pedidos precisos, o que significa ter menos itens em estoque, maior giro dos insumos, e gastar menos tempo para registros de recebimentos de mercadorias ou solucionar faltas.

[tekvideo link=”https://www.youtube.com/embed/H0zslDgvdnE”]

Entenda como funciona um sistema de compras em restaurantes coletivos

A chave para uma gestão eficiente da cadeia de suprimentos (supply chain) é a integração fluente entre fornecedor e comprador, isto é, dos fornecedores de matérias-primas, passando pela distribuição e chegando aos canais de vendas. Cada setor deve estar perfeitamente integrado.

Dada a complexidade, é preciso estar certo de que só um sistema de compras para manter a integração de forma sistemática. Mas não deveria ser qualquer sistema, ou seja, ele deve ser específico para o negócio, visto que existem várias particularidades nesse mercado de atuação.

Em termos mais práticos, imagine que a cozinha de um restaurante corporativo não tenha um planejamento de cardápio e nem um sistema de cotação de preços dos alimentos, ou seja, um fluxo regular de compras de suprimentos e matérias-primas.

Por causa disso, se faz necessário fazer o processo de sourcing (veja abaixo o que é processo de sourcing) que envolve um garimpo relativo ao custo total de aquisição das matérias-primas e aos serviços por meio do mapeamento e da avaliação das especificações dos materiais, níveis de serviço e dos fornecedores.

Com um sistema de gestão de compras para alimentação coletiva, o setor de compras deve requerer dele importantes funções. O software para gestão de compras deve fazer o cálculo automático e apurado das matérias-primas necessárias e programar a reposição dos insumos à medida em que os estoques se esgotam ou a depender da necessidade de produção com base nas fichas técnicas elaboradas de acordo com o perfil da Unidade, no número de comensais estimados e no planejamento prévio do cardápio.

Nesse caso, o departamento de compras coordena, junto ao setor de produção, o fluxo de materiais no canal de suprimentos, levando em conta o prazo de entrega do produto e a necessidade da cozinha.

No vídeo abaixo, você pode assistir o vídeo Food Service: Sistema para gestão de compras muito mais inteligentes

[tekvideo link=”https://www.youtube.com/embed/_NZY0Y5ywnI”]

Veja alguns exemplos de processos que podem ser otimizados com o uso de um software de gestão para restaurantes corporativos

• Cadastrar os produtos e as fichas técnicas com as suas especificações;
• Elaborar previamente os cardápios por serviço, com base no perfil da Unidade, restrições contratuais e conforme a quantidade de comensais;
• Fazer o controle interno dos pedidos, por Unidade/Restaurante Corporativo;
• Disponibilizar um canal web de comunicação, integrado ao sistema de compras, com acesso rápido e prático através de dispositivos móveis como smartphones, para facilitar e agilizar a troca de informações durante o processo de cotação de preços entre compradores e fornecedores;
• Controlar o estoque; eliminando as incertezas ao longo do canal de suprimentos;
• Criar fluxos de compras de produtos alimentícios que são cuidadosamente sincronizados com as respectivas demandas da área de Planejamento.

Ter um sistema de gestão de compras e suprimentos integrado, que unifica todos esses processos, armazena todos os dados com segurança e executa tarefas de forma automatizada em uma solução On-Premise ou On-Cloud é primordial. Por isso, a Teknisa oferece o TecFood by Teknisa. Fale conosco! Agende uma demonstração!

O que é o processo de sourcing?

Conhecido como Strategic Sourcing – também chamado de Matriz Estratégica de Abastecimento – é uma metodologia para criação de valor de maior colaboração entre todos os setores da cadeia de suprimentos.

O processo de sourcing é uma estratégia de compras para criação de valor nos processos de compras, focada na criação de resultados mutuamente benéficos para todas as partes envolvidas.

O Strategic Sourcing se concentra na convergência e manutenção das relações comprador-fornecedor. O objetivo é alavancá-los, explorar suas capacidades, integrar e complementar as principais competências dos vários parceiros da cadeia de suprimentos, a fim de fornecer valor, eficiência de custos e criar interdependência entre eles.

A metodologia do Strategic Sourcing visa

• Otimizar a estrutura dos produtos;
• Maximizar o custo-benefício das compra;
  Reduzir custos;
• Aumentar o desempenho da cadeia produtiva;
• Implementar estratégias de relacionamento com os fornecedores;
• Melhorar a qualidade e agilidade dos procedimentos operacionais.

Como fazer cotação de preços com fornecedores focados em restaurante corporativo?

Com tantas mudanças no mercado food service, hoje em dia, temos muito mais possibilidades e formas de gerenciar e controlar a cadeia de suprimentos e o setor de compras de restaurantes corporativos.

Por isso, fazer o processo de seleção de fornecedores é fundamental para realizar a cotação do restaurante corporativo, a fim de aumentar a competitividade da empresa.

E para isso é necessária a avaliação de diferentes fornecedores com base em critérios específicos

• Qualidade dos produtos;
• Desempenho de entrega;
• Tabulação das cotações;
• Escolha de preço;
• Emissão do pedido de compra no ERP com as condições negociadas;
• Data e quantidade de entrega; entre outros.

Sendo assim, a qualificação de fornecedores desempenha um papel importante no processo de cotação de preços dos insumos nos restaurantes corporativos, visando o fornecimento de insumos com qualidade e melhor prestação dos serviços.

Além disso, o processo de seleção de fornecedores tem um papel significativo na redução de custos, melhora os lucros, além da qualidade dos produtos.

Um dos objetivos de se ter um software de gestão em alimentação que faz a qualificação de fornecedores é de, além da necessidade de reduzir o custo total de aquisição, reduzir os riscos na hora da compra, maximizar o valor geral para o comprador e desenvolver relações de proximidade e de longo prazo entre compradores e fornecedores.

Com o sistema de gestão para restaurantes corporativos, a informação da área de Planejamento de cardápios é integrada com a área de compras de insumos alimentícios para que compradores possam fazer as cotações e antecipar as necessidades, reduzindo o prazo de entrega e sua variabilidade.

Fatores importantes na seleção de fornecedores para restaurantes corporativos

Com um bom software ERP para gestão da alimentação coletiva, a empresa se torna mais capaz de selecionar os fornecedores que reúnam as características necessárias para a construção de parceria, permitindo fazer compras com mais qualidade, redução dos custos e, é claro, aumento de flexibilidade e ganhos no processo.

Considerando que uma escolha errada de fornecedor pode levar a cadeia de suprimentos a sofrer perdas significativas e afetar o desempenho da empresa, os gerentes de compras devem se atentar aos critérios de seleção de fornecedores.

Frequentemente, a gestão é manual e não há uma qualificação prévia dos fornecedores. Por exemplo: a coleta de preços dos fornecedores é feita manualmente, seja por e-mail, WhatsApp ou telefone, e os dados não são atualizados regularmente. Isso é muito ruim!

Há, por exemplo, dados referentes aos prazos de entrega do fornecedor que são inseridos uma vez e permanecem inalterados por anos (às vezes nem isso é realizado por alguns compradores, visto a urgência de compra).

Além disso, pode-se observar que os dados de planejamento ou previsão de compra não são determinados automaticamente, com base nos cardápios planejados e informações do estoque, ou seja, são lançados e consolidados manualmente pelos compradores, após envios dos pedidos pelas Unidades. E assim, a atividade logística da empresa é que acaba sofrendo.

Sendo assim, otimizar o processo de gerenciamento da cadeia de suprimentos com um software de gestão específico para o segmento permite aperfeiçoar a estrutura organizacional. Por isso, as concessionárias de alimentação estão contando com soluções integradas para melhorar o desempenho e atingir melhores resultados.

Dica: Leve em conta que uma seleção de fornecedores adequada reduz os custos de compra, melhora os lucros, diminui o prazo de entrega do produto, aumenta a satisfação do cliente e fortalece a competitividade.

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Conclusão

Restaurantes corporativos de sucesso não se preocupam apenas com custos e a eficiência na cadeia de suprimentos, mas em como se adaptar às mudanças tecnológicas de forma rápida, mantendo o alinhamento do setor e, é claro, do negócio.

A transformação em uma cadeia de suprimentos 4.0 requer que os recursos relacionados à digitalização sejam bem utilizados na organização.

Sendo assim, controles e procedimentos devem ser instituídos para impedir que os custos fiquem fora de controle. Por isso, adquirir sistemas que integram os setores da organização, inclusive a cadeia de suprimentos, e que viabilizem um melhor desempenho aos restaurantes corporativos com otimização dos processos, agilidade e assertividade na tomada de decisão, é a saída mais eficaz.

Considere conhecer o TecFood by Teknisa, o melhor sistema do mercado de food service, utilizado pelos principais players do segmento, que integra todas as áreas do restaurante corporativo, inclusive com Portal de Compras, também para uso do fornecedor, permitindo agilidade no processo de cotação de preços, melhores negociações, eliminação de retrabalhos para os setores de compras dos restaurantes corporativos, gerando eficiência no processo, promovendo melhores tomadas de decisão, redução de custos e ganho de produtividade.

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Não se esqueça de comentar e compartilhar o texto em suas redes sociais.

Até a próxima!